FUNGSI POKOK ORGANISASI

Pisikologi Industry dan Organisasi

Pendahuluan

Psikologi merupakan ilmu yangmempelajari tingkah laku manusia.

Psikologi industry dan organisasi mempelajari perilaku manusia dan perannanya sebagai tenaga kerja, konsumen, secara kelompok dan individual.

Organisasi

Merupakan koordinasi sejumlah kegiantan manusia yang direncanakan  untuk mencapai suatu maksud atau tujuan bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab. ( schein 1983)

Organisasi adalah suatu kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikansecara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikan,yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatutujuan bersama atau sekelompok tujuan (Stephen P. Robbins).

Fungsi pokok organisasi

1. Planing (perencanaan)

            Membuat keputusan untuk menentukan kativitas perusahan pada setiap departemen /bagian, yang meliputi apa yang harus dilaksanakan, bagaimana prosedur pelaksanaannya, kapan dan siapa yang akan melaksanakannya.

Kita tetapkan tujuan bersama yang ingin dicapai.  Tetapkan visi dan misi organisasi. Yang penting adalah  penetapan tujuan, visi, dan misi organisasi ini harus dilakukan bersama-sama. Memang pada umumnya sebuah organisasi didirikan dengan seorang/beberapa tokoh kunci sebagai pemberi konsep. Tetapi konsep itu mutlak harus diketahui oleh tiap orang dalam organisasi agar terdapat kesamaan persepsi. Konseptor tidak mungkin berjalan sendirian dalam perjalanan organisasi. Jangan ragu dalam menetapkan tujuan, visi, dan misi. Semua anggota organisasi  berperan dalam pencapaian tujuan dan menjadi pelaksana bagi program kerja yang disusun sesuai dengan tujuan dan visi misi suatu perusahaan.

2. Organizing (Pengorganisasian).

            Menentukan kegiatan yang diperlukan dalam usaha mencapai tujuan, mengelompokkan kegiatan dalam beberapa departemen dan menyerahkan tugas kepada seorang manager untuk memimpin kelompok kerja. Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

3. Staffing (  Penyusunan )

Pengisian jabatan, menjaga dan memelihara agar mereka tetap pada jabatan yang telah ditetapkan oleh struktur organisasi. Ini dilakukan untuk memberikan tanggung jawab yang jelas dan pembagian tugas dalam sebuah organisasi, sehingga kinerja organisasi terarah dan berjalan dengan baik.

4. Leading ( Pengarahan)

Mempengaruhi dan mengarah kan orang-orang agar berusaha keras serta dengan senang hati dalam mencapai tujuan organisasi. Pengarahan ini juga bertujuan agar para anggota menyadari fungsi dan tugasnya dalam melaksanakan program kerja yang telah disusun untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Controlling ( Pengawasan)

Fungsi penilaian dan koreksi dari aktivitas anggota untuk menjamin agar terjadi penyesuaian antara pelaksanaan kerja dengan rencananya. Pengawasan juga berfungsi untuk mengidentifikasi kesalahan yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan organisasi untuk kemudian diperbaiki dan menjadi pelajaran untuk para anggotanya. Juga menganalisa kekurangan dan efektifitas kinerja yang sudah atau sedang berlangsung selama beberapa waktu. Dan menilai efisiensi cara-cara pelaksanaan kegiatan / program yang berjalan.

Contoh :

Dalam sebuah organisasi

ENGLISH SPEAKING COMMUNITY (ESC)

SMA NEGERI 7 PALEMBANG.               

A. Planning ( perencanaan)

Visi:

Bersama sekolah, Mencetak generasi yang  bertaqwa, unggul dan kompetitif untuk menghadapi persaingan global.

Misi

-          Menjadikan siswa/I SMA N 7 unggul dalam prestasi khususnya di bidang Bahasa Inggris

-          Membekali siswa/I SMA N 7  dengan kemampuan berbahasa Inggris.

Tujuan ;

v  Memberi wadah bagi siswa/I untuk menyalurkan bakat, minat dan kompetensinya dibidang bahasa Inggris

v  Menjadikan bahasa Inggris pelajaran yang mudah dan menyenangkan.

v  Meningkatkan kemampuan siswa di bidang bahsa inggris

v  Mempererat rasa persaudaraan antar anggota.

v  Melatih keterampilan serta keberanian dalam berbicara bahasa inggris.

Beberapa program kerja ESC :

1.Program jangka panjang :

-  melakukan study banding ke beberapa sekolah dan lembaga bahasa. ( waktu pelaksanaanya belum ditentukan)

-  melakukan perlombaan antar SMA. (waktu pelaksanaanya belum ditentukan)

2. program jangka pendek .

no	Rencana kegiatan	Waktu pelaksanaan	Tempat
1 2 3 4 5 6 7	Update mading Melaksanakan speech contest antar kelas Membuat baju angkatan Anniversary celebration Outside fun learning Perekrutan anggota baru Pelantikan anggota baru dan sertijab	Setiap bulan Classmeeting (sesudah ujian semester) Maret 2011 10 nov 2010 April minggu ke 3 Juni-agustus Septembar 2011	SMA N 7 SMA N 7 Underground bukit HW. Puntikayu. Museum SMB II SMA N 7 SMA N 7

Ket: 

kegiatan tersebut dilaksanakan oleh semua anggota English Speaking Community  yang terdiri dari siswa/i SMA N 7 Palembang yang mendaftarkan diri dan resmi tergabung dalam organisasi tersebut. Terutama siswa kelas X dan XI.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Ket : Setiap anggota memiliki tugas dan kewenangannya masing-masing sesuai sesbid atau jabatan yang diembannya.

-          Inti esc terdiri atas ketua, wakil ketua 1 dan 2 bertugas mengawasi semua kegiatan dan kinerja para anggota. Sekretaris dan wakilnya bertugas menyusun dan membuat proposal, undangan dsb. Bendahara dan wakilnya bertugas mengatur dan mengelola keuangan organisasi.

-          Seksi bidang (sesbid)

1.  Sesbid Humas antara lain mengantarkan undangan, menyebarkan        pengumuman, dsb.

2. Sesbid Mading tugasnya antara lain sebagai coordinator pembuatan madding baru, dsb.

3. Sesbid persiapan lomba dan peringatan hari besar terdiri dari para siswa yang terpilih dan dilatih untuk persiapan menghadapi berbagai lomba, sesbid ini juga bertugas menaudisi peserta lomba, mengkoordinir pelaksanaan peringatan hari besar misalnya peringatan HUT RI.

3. Staffing ( Penyusunan).

Struktur Organisasi ESC :

Pelindung                     :  Kepala dinas diknas kota palembang

Penanggung jawab        : kepala SMA N 7 ( ubaida )

penasehat                      : Drs. Jonifris

pembina                       :Drs Rustam Zainal

ketua                            : Marina septiana

wakil ketua 1                 : Nyimas Fitria Faradibah

wakil ketua 2                 : Nurjanah

sekretaris                       : Anggun Juwista

wakil sekretaris  : Khusnul khotimah

bendahara         : Kiki Andriani

wakil bendahara            : Widya Indri Saputry

SESBID-SESBID:

Humas :

Ketua                : Quinsada Oktarisa

Anggota           : Dian Ratna Sari

                          Yuni Azhari

                         Cucu Eka Putri

   Triandini , Dkk.

Sesbid Mading: 

Ketua                : Dinda noviani

Anggota           : Dian Nur S.

                          Neta  Aisyah

                         dkk

Sesbid persiapan lomba dan peringatan hari besar:

Ketua                : Abdurahman

Anggota           : Yudha Anza pratama

                         Ela yustisia

                         Lesi novia putrid

                        Ayustina permata sari

                        Dkk.

selain susunan diatas masih terdapat badan pengawas kinerja ESC yakni BPO ( badan pengawas organisasi)

yang anggotanya adalah mantan pengurus ESC periode sebelumnya.

4. Leading ( pengarahan )

Pada organisasi ini pengarahan atau leading nya banyak dilakukan oleh para anggota BPO ( Badan pengawas Organisasi ) yang memberikan masukan-masukkan untuk kegiatan dan program kerja yang dilakukan oleh para anggota ESC.  Leading ini juga kadang di lakukan oleh beberapa orang guru pembimbing ataupun pembina ESC. Hal ini dilakukan untuk memberikan masukan kepada para anggota ESC dalam melakukan tugasnya sesuai bidang dan jabatannya.

5. Controlling (  pengawasan)

Kinerja pera anggota ESC langsung mendapat pengawasan dari guru pembimbing dan pembinanya. Selain itu, Secara khusus terdapat badan pengawas organisasi yang mengawasi serta mengevaluasi, menilai dan memberikan saran kepada inti organisasi ESC dan para anggotanya. Setiap sesbid diawasi oleh seorang ketua sesbid sedangkan ketua sesbid diawasi oleh wakil ketua ESC yang melaporkan kinerja nya kepada ketua. Apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan maka BPO akan memanggil ketua ESC untuk dimintai klarifikasi serta pertanggung jawabannya. Dalam hal ini, ESC memiliki agenda khusus yakni rapat evaluasi kinerja yang biasanya dihadiri pembina ESC, BPO dan para anggota setiap akhir semester.

HUMAN PROBLEM DALAM ORGANISASI MEMBAHAS TENTANG PERILAKU MANUSIA DALAM ORGANISASI PADA LEVEL :

Ø  Perilaku Individual

Pengaruh lingkungan terhadap persepsi, nilai,dan tujuan individu, sikap dan kepuasan kerja. Pada tingkat individu, jika pegawai merasa bahwa organisasi memenuhi kebutuhan dan karakteristik individualnya, ia akan cenderung berperilaku positif. Tetapi sebaliknya, jika pegawai tidak merasa diperlakukan dengan adil, maka mereka cenderung untuk tidak tertarik melakukan hal yang terbaik (Cowling dan James, 1996) Untuk itu, ketika seseorang mempunyai ketertarikan yang tinggi dengan pekerjaan, seseorang akan menunjukkan perilaku terbaiknya dalam bekerja (Duran-Arenas et.al, 1998). Selanjutnya menurut Cowling dan James, tidak semua individu tertarik dengan pekerjaannya. Akibatnya beberapa target pekerjaan tidak tercapai, tujuan-tujuan organisasi tertunda dan kepuasan dan produktivitas pegawai menurun.

Dalam organisasi ESC :

Terdapat dua kriteria anggota yakni anggota yang rajin (aktif) dan anggota yang kurang rajin (pasif). Anggota yang pasif seringkali tidak mengikuti beberapa agenda organisasi, ini bisa jadi disebabkan karena motivasi yang cenderung menurun dan pengaruh dari teman.

Ø  Perilaku Kelompok.

Relasi atau interaksi individu dengan kelompok dalam organisasi meliputi psycologycal contrac, komunikasi, kepemimpinan, dll.  Anggota harus mengkomunikasikan ide-ide dan perasaan, Partisipasi dan kepemimpinan harus terdistribusikan antar anggota, Prosedur pengambilan keputusan harus tepat dan flexible. Saling menyukai, ingin terus menjadi bagian dari kelompok, kebersamaan anggota.

Contoh di ESC : relasi antar individunya baik, sehingga tercipta kerjasama yang kompak dan saling mendukung misalnya dalam membuat mading, tidak hanya diserahkan saja pada sesbid madding, tapi jg di bantu anggota lainnya. Komunikasi yang terjalin baik sehingga memberikan rasa nyaman pada setiap anggota untuk berada di ESC.  Pemimpin yang demokratis, terbuka dengan setiap masukan, kritik, ide, saran dan pendapat anggota. Bagi ESC, kepemimpinan jelas sekali mempunyai peran yang sangat penting. Sebab, adanya kepemimpinan berarti terjadinya proses membantu dan mendorong orang lain untuk bekerja dengan antusias mencapai tujuan. Jadi, faktor manusia atau pemimpin-lah yangmempertautkan kelompok dan memotivasinya untuk mencapai tujuan, atau kepemimpinan juga mengubah yang tadinya hanya kemungkinan menjadikenyataan.

Ø  Perilaku organisasi

Perilaku sebagai pengaruh managemen meliputi iklim organisasi, budaya organisasi.

Seperti ESC, adalah suatu organisasi yang bersifat kekeluargaan, mementingkan kebersamaan, dan saling mendukung serta kerjasama antar anggota

Peran Psikologi dalam Perusahaan, Menurut John Miner dalam bukunya Industrial-Organizationnal psycology (1992), dapat dirumuskan dalam empat bagian:

·         Terlibat dalam proses input : melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan.

·         Berfungsi sebagai mediator dalam hal-hal yang berorientasi pada produktivitas: melakukan pelatihan dan pengembangan, menciptakan manajemen keamanan kerja dan teknik-teknik pengawasan kinerja, meningkatkan motivasi dan moral kerja karyawan, menentukan sikap-sikap kerja yang baik dan mendorong munculnya kreativitas karyawan..

·         Berfungsi sebagai mediator dalam hal-hal yang berorientasi pada pemeliharaan: melakukan hubungan industrial (pengusaha-buruh-pemerintah), memastikan komunikasi internal perusahaan berlangsung dengan baik, ikut terlibat secara aktif dalam penentuan gaji pegawai dan bertanggung jawab atas dampak  yang ditimbulkannya, pelayanan berupa bimbingan, konseling dan therapi  bagi karyawan-karyawan yang mengalami masalah-masalah psikologis

·         Terlibat dalam proses output: melakukan penilaian kinerja, mengukur produktivitas perusahaan, mengevaluasi jabatan dan kinerja karyawan.   

Dengan melihat peran tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa Psikologi berperan dalam semua aspek-aspek individual yang berhubungan dengan pekerjaan dan organisasi. Peran tersebut  diatas juga sekaligus menepis anggapan yang mengatakan bahwa para Psikolog yang direkrut oleh perusahaan tidak lebih dari “tukang test dan Interviewer”. Meskipun dalam kenyataannya masih sering ditemui bahwa para Psikolog yang ditempatkan di HRD atau Personalia hanya dapat menjalankan fungsinya sebagai recruiteratau petugas yang membayar gaji pegawai semata. Bagaimana para Psikolog memaksimalkan perannya dalam perusahaan merupakan tantangan bagi para profesional di bidang Psikologi untuk bersaing dengan para lulusan dari bidang-bidang ilmu lain seperti Ekonomi, Hukum, dll.